Si bien desde hace décadas existe la posibilidad de reemplazar documentos físicos por documentos digitales, como consecuencia de la propagación del COVID 19 esta tendencia se ha visto impulsada, especialmente en aquellos ámbitos en los que la adopción de medios electrónicos posibilita no tener que concurrir a espacios físicos.

En el ámbito de los Recursos Humanos, concretamente, el uso de la firma digital o electrónica para Contratos de Trabajo y otros documentos laborales, supone una oportunidad para abordar acuerdos a distancia, permitiendo formalizar esta documentación desde cualquier lugar, sin necesidad de la presencia física, facilitando el uso del Contrato de Trabajo Electrónico.  

¿Qué es el Contrato de Trabajo Electrónico? 

El Contrato de Trabajo Digital o Electrónico es un documento contractual creado desde un sistema tecnológico autorizado capaz de otorgar validez legal a los documentos laborales mediante el uso de la firma digital, permitiendo formalizar acuerdos laborales entre empleado y empleador sin necesidad de la presencia física.  De tal manera el Contrato de Trabajo Electrónico obtiene la misma validez legal que aquel Contrato de Trabajo tradicional, manteniendo las características y reglas establecidas dentro de la legalidad. 

Cabe mencionar que se trata de un documento electrónico impulsado y respaldado por la normativa vigente. 

Validez de la Firma Electrónica o Digital para un Contrato de Trabajo

La validez de la firma electrónica para formalizar contratos laborales está respaldada por la legalidad vigente, considerando  disposiciones emanadas por el Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción (MINECON) y la Dirección del Trabajo.

El artículo 1º de la Ley Nº19.799, de 2002, de MINECON sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.

En relación a esto, la Dirección del Trabajo ha establecido mediante Ordenanza N°3161/64, de 2008, que resulta jurídicamente procedente la suscripción de Contratos de Trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica establecidos en la Ley Nº19.799. 

¿Firma Electrónica Simple o Avanzada para un Contrato de Trabajo digital?

Con respecto a los tipos de firma establecidos para documentos electrónicos, la Ley Nº19.799 distingue la firma electrónica simple de la avanzada. ¿Cuál de ellas es procedente para firmar un Contrato de Trabajo electrónico en Chile?

Si el documento es de carácter público (otorgado por o ante un funcionario público), debe ser suscrito mediante firma electrónica avanzada. En el caso de los Contratos de Trabajo, en Chile estos son considerados documentos de carácter privado, para los que la firma electrónica simple es igualmente válida.  Por lo tanto, un Contrato de Trabajo puede ser suscrito con firma simple o avanzada.

Beneficios del uso de la Firma Electrónica en Contratos de Trabajo

• La utilización de firma electrónica permite resolver problemáticas de autenticidad y seguridad, permitiendo que los Contratos de Trabajo y Documentos Laborales firmados electrónicamente tengan la formalidad necesaria para ser considerados documentos válidos. 
• La firma digital se puede utilizar no solo para Contratos de Trabajo, sino para diversos documentos laborales como: Acuerdos, Anexos, Certificados y Autorizaciones, siendo una herramienta fundamental en este nuevo contexto de Teletrabajo, impulsado por la situación actual producto del COVID 19. 
• El uso de firma digital en contratos y documentos laborales favorece el cumplimiento normativo, considerando que según lo dispone la Ley de Teletrabajo, las empresas en Chile deben formalizar el trabajo a distancia con sus trabajadores, contando con plazo hasta el 01 de julio para poner en marcha estos acuerdos.
• La firma digital de Contratos de Trabajo y otros documentos laborales supone un beneficio para el planeta, pues implica un importante ahorro de papel, evitando así la generación de residuos, el consumo de recursos naturales y los problemas de contaminación que trae al desecharlo.

Teniendo en cuenta estos beneficios, cada vez son más las empresas que han incorporado la firma electrónica para sus Contratos de Trabajo, experimentando utilidades relevantes para sus departamentos de Recursos Humanos, sus trabajadores y la organización completa,  favoreciendo el distanciamiento social e incluso evitando multas o sanciones asociadas a documentación laboral faltante.

En tiempos de Teletrabajo, DBNet invita a conocer DBNet DEL, solución para la generación y firma electrónica de documentos laborales y en general documentos de otros procesos de negocio, para los cuales se requiera incorporar firma digital, otorgando cumplimiento a las normativas vigentes. 

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