A partir de enero de 2020 todas las guías de despacho emitidas en Chile deberán obligatoriamente ser electrónicas, cuando se trasladen bienes, constituyan o no venta, según normado por la Ley de Pago a 30 Días. Esto impulsa la masificación de este documento en formato electrónico, dejando fuera de la legalidad aquellos documentos emitidos manualmente.

Este marco de ley otorga impulso a la consideración de la guía como hito de un ciclo comercial cada vez más integrado, anclando el traslado y despacho de mercaderías a la facturación y por consiguiente al pago. Una disposición que afianza las relaciones proveedor – cliente y abre nuevas posibilidades para avanzar hacia la transformación digital de los procesos logísticos y operacionales.

Bajo este contexto y considerando, además, la obligatoriedad próxima de pago a 30 días, hoy múltiples industrias se encuentran en la necesidad de controlar su ciclo comercial, considerando ambientes únicos, de manera de garantizar cumplimiento y evitar tareas duplicadas, especialmente en el caso de operaciones que consideren emisión de altos volúmenes de documentos tributarios, donde manejar la identificación de los estados de sus operaciones y documentos resulta crítico.

Ante este escenario, desde DBNet hemos puesto énfasis en desarrollar y diseñar una propuesta adaptada a las necesidades de diferentes industrias con respecto al manejo de Guías de Despacho Electrónicas, identificando necesidades específicas con respecto a nuevas problemáticas, de manera de dar una respuesta consistente a un mercado que requiere que los proveedores de tecnología cuenten con la elasticidad necesaria para ajustar su propuesta a un modelo de servicio proclive al cambio y en línea con la necesidad de transitar hacia procesos eficientes e integrados.

Control, integridad, trazabilidad y reportabilidad son los elementos constituyentes de una propuesta de valor en torno a la integración de soluciones para el control y seguimiento de guías de despacho electrónicas y su vinculación al ciclo de facturación. Soluciones ya en proceso de implementación en importantes empresas que han confiado en los servicios de DBNet.

Herramientas que permiten identificar guías de despacho electrónicas emitidas, entregadas y facturada; generación de guías en terreno, directamente en app móvil; componente off line que posibilita la emisión de guías de despacho desde un digitador habilitado para operar sin conexión y aplicativos móviles que permiten comprobar entregas de mercadería en terreno, son algunas de las características que ya están disponibles como parte de las soluciones de DBNet.

Reconocida por su aplicación en Compañías como Google, Accenture, LinkedIn y Dropbox, la metodología OKR (Objective and Key Results) permite alcanzar resultados por medio de la definición de métricas que concentren el esfuerzo de los equipos en la estrategia, misión y visión de la Compañía.

A nivel organizacional esta metodología permite centralizar el enfoque y quehacer de manera que todos en una organización puedan trabajar sinérgicamente hacia objetivos en común y resultados clave, favoreciendo la fijación de metas ambiciosas y desarrollo de potencial de las personas y equipos.

De manera práctica, directa y principalmente considerando un seguimiento sistemático, es como algunas de las empresas más grandes del mundo han logrado comprometer a sus equipos en torno a un mismo ideal y concentrar sus esfuerzos en contribuciones medibles.

“Esta metodología nos ha permitido potenciar el pensamiento estratégico, ser capaces de identificar las actividades que conducen a la concreción de nuestras metas y tomar decisiones a tiempo cuando observamos que ciertas actividades no están aportando”, señala Luis Cuezzo, Gerente General de DBNet quien destaca la implementación de esta metodología en nuestra Compañía, comentando los pasos que nos permitieron avanzar en su puesta en marcha.

Dentro de la hoja de ruta que nos comparte el ejecutivo, identifica claramente cuatro etapas, haciendo énfasis en que una metodología por sí sola no asegura el éxito, siendo relevante contar con liderazgos que contribuyan al despliegue de OKR como estrategia y redes sólidas que se comprometan y autogestionen.

Las cuatro etapas que DBNet transitó para la implementación de OKR como estrategia de gestión:

1- Definición de objetivos anuales de la empresa:

La primera etapa consistió en definir claramente los objetivos anuales acorde a nuestra visión y misión, proyectando resultados al mediano plazo, considerando principalmente los logros necesarios a alcanzar para que la empresa transitara por el camino correcto durante el año. Una de las premisas para DBNet fue acordar estos objetivos considerando las expectativas de nuestros clientes con respecto a nuestros productos y servicios.

2- Definición estratégica de objetivos según periodos

Una vez establecimos nuestros objetivos anuales, definimos los objetivos por cada periodo, considerando que estos contribuyeran al cumplimiento del objetivo anual.

3- Definición de resultados y acciones clave

Luego, cada uno de los objetivos del periodo fueron vinculados a resultados e iniciativas clave, garantizando que esta estructura fuese replicada por cada una de las áreas de la organización e involucrara a todos los colaboradores.

4- Seguimiento Periódico:

Por último, implementamos un seguimiento permanente al avance de los resultados clave. Esta estrategia nos permite tomar acciones y mantener visible el comportamiento de los niveles de confianza en el logro, de manera de poder tomar decisiones a tiempo para favorecer el cumplimiento de los resultados esperados.

A más de un año de haber implementado OKR como parte de nuestra estrategia y eje de nuestra gestión, hemos aumentando el compromiso y autogestión de todo nuestro equipo. “Hemos logrando enfocar nuestras acciones hacia lo que realmente contribuye a nuestro desempeño, sincronizando nuestra labor con las necesidades y expectativas de nuestros clientes, concluye Luis Cuezzo.

Este 2 de septiembre fue publicada la Resolución Exenta N° 99 en el Diario Oficial, disposición que elimina la obligación de entregar un ejemplar impreso del DTE, modificando resolutivos de las siguientes Resoluciones: RES. EX. SII N° 18 DE 22.04.2003 y RES. EX. SII N° 45 DE 01.09.2003 y dejando, además, sin efecto la RES. EX. N° 11 DE 14.02.2003.

Una medida abordada por SII, que favorece ahorro, reduce impacto ambiental y disminuye riesgos con respecto a la Seguridad de la Información, propios del manejo de documentos físicos, favoreciendo la digitalización de operaciones de compra, venta y traslado de mercaderías.

Los principales puntos de esta norma son:
1. Los contribuyentes emisores de Documentos Tributarios Electrónicos, podrán enviar sus documentos por medios electrónicos, tanto a los receptores no electrónicos, como a los receptores electrónicos, sin que se requiera disponibilizar el documento impreso al receptor, aún sea no electrónico.

2. El traslado de bienes corporales muebles deberá estar respaldado con la representación gráfica del DTE, para lo cual, el emisor deberá portar el documento tributario en un dispositivo electrónico, debiendo exhibirse la representación gráfica de éste, en caso de ser requerido por algún funcionario del Servicio de Impuestos Internos, durante el tránsito de las mercaderías.

Esto tiene las siguientes implicancias y/o consideraciones:

• Cuando exista transporte de bienes corporales muebles con un documento tributario, el DTE
  deberá generarse en formato digital.
• Ya no es obligatorio, en el traslado de bienes portar la Factura electrónica, Guía de Despacho Electrónica o Boleta Electrónica en formato impreso, en su defecto se puede portar la representación gráfica en un dispositivo celular, Tablet por ejemplo.
• El documento tributario que respalde el traslado de mercaderías debe haber sido generado y enviado previamente por el emisor al Servicio de Impuestos Internos, encontrándose recibido por este último, sin haber sido rechazado.
• Cuando no haya cobertura de datos se autoriza al emisor del DTE o bien a quién efectúe el traslado, a portar el ejemplar gráfico o impreso, sin el envío previo del DTE a las bases del SII, debiendo cumplir con ello, inmediatamente restablecida la conexión.

Esta Resolución viene a respaldar la operación 100% digital de nuestros clientes y a reforzar el compromiso de DBNet por otorgar soluciones cero papel en los ciclos de emisión, traslado y entrega de mercaderías, mediante nuestra propuesta EcoSuite.

Para mayor información acerca de las soluciones cero papel y nuestra propuesta EcoSuite, escríbanos a dbnet@dbnetcorp.com.

La aceleración de los procesos de digitalización e irrupción de nuevas tecnologías están provocando cambios en las organizaciones, siendo necesaria la incorporación de nuevas dinámicas de trabajo y competencias que permitan responder de manera eficaz a las necesidades de un nuevo tipo de cliente. Un cliente cada vez más conectado opinante y crítico; acostumbrado a la inmediatez de las comunicaciones, cada vez más exigente en sus procesos de selección y valoración.

En este contexto, los negocios están llamados a transformarse, adaptándose a un ritmo de cambio nunca antes experimentado, donde las interacciones con los stakeholders se vuelven vertiginosas, más complejas y desafiantes al momento de diseñar productos y/o servicios acordes a un entorno ágil que valora lo inmediato, sencillo y práctico por sobre los procesos, jerarquías, estructuras y controles.

Es así como los modelos jerárquicos tradicionales que centran sus esfuerzos principales en metas y objetivos de la empresa para su productividad y el cumplimiento, comienzan a perder fuerza, siendo necesario activar cambios que fijen en el centro las necesidades del cliente, su experiencia y el valor de las propuestas para la creación de soluciones competitivas y diferenciadoras, cobrando relevancia los modelos que favorecen la capacidad de trabajar de manera colaborativa y en Red, como una de las competencias clave para el tránsito hacia la agilidad.

Trabajar en red responde a una forma natural de organizarse, donde en base a la configuración de roles se desarrollan las coordinaciones necesarias para alcanzar los objetivos deseados, los cuales son liderados por facilitadores que movilizan hacia las acciones y usando criterios acordados con las direcciones de áreas, promueven la descentralización de las decisiones. Según expresa Claudia Jaramillo, mentor y coach corporativo “Trabajar en red, es una competencia necesaria para abordar las necesidades de un entorno cambiante, reduciendo el tiempo y aumentando la eficacia para la entrega de soluciones al cliente final.

Según la especialista, una Red funciona con un objetivo claro, con miembros que tienen las capacidades y potencial para contribuir a lograrlo, desarrollando la confianza requerida para ponerse en manos de un otro sin condiciones, reconociéndose como un actor activo para la toma de decisiones sobre sus ámbitos de acción y según la red lo requiera.

Dentro de los beneficios de la configuración de una redarquía Claudia Jaramillo destaca la posibilidad de construir conocimiento de manera colaborativa, uniendo capacidades para activar espacios de autonomía, sin que necesitemos de la supervisión y el control, lo que favorece el dinamismo de las interacciones facilitando innovación, motivación, surgimiento de nuevos liderazgos y desarrollo profesional. Todas estas configuraciones idóneas para optimizar el ciclo de vida de los servicios.

Como especialistas en el diseño de soluciones de base tecnológica, en DBNet hemos reconocido la importancia de diseñar servicios acordes a estas nuevas realidades, encontrándonos en una fase de redefinición de nuevas estructuras organizacionales, en base a la configuración de las Redes de Negocio que nos permitan enfocar todo nuestro quehacer y cultura en las necesidades de nuestros clientes, transformando nuestra forma de trabajar para apoyarlos en su propia transformación.

La transformación digital y los diversos beneficios del cloud, han cambiado el escenario de implementación de soluciones de Factura Electrónica, flexibilizando labores relacionadas a infraestructura, mantención y actualización, que agilizan la adopción de procesos clave en las empresas, favoreciendo el entorno de las áreas de TI, en múltiples aspectos:

• No se necesita Infraestructura de plataforma ni servicios dedicados, liberando a las áreas TI de la administración informática.
• Desaparecen las mantenciones in house, disminuyendo tiempos de mantenimiento preventivo y correctivo.
• Automatización modular de upgrades garantizando estar siempre en las mejores versiones de los productos.
• Los equipos de soporte a cargo optimizan sus tiempos de respuesta, en relación a instalaciones in-house.
• Ágil integración a SAP y los distintos ERP de mercado.

Desde este punto de vista y entendiendo que las soluciones cloud en sus modelos SaaS, o Software as a Service, disponibilizan softwares y servicios de tecnología por medio de internet, la nube permite administrar, diagnosticar y controlar de manera eficiente la continuidad operativa de servicios TI, siendo considerablemente ventajosa para gestionar aquellos que contribuyen al compliance corporativo o cumplimiento de regulaciones que deben cumplir las empresas, como las referidas a documentación tributaria o intercambio documental electrónico con validez legal.

Y es que, en un entorno regulatorio cambiante, como lo es el de Factura Electrónica en Chile, velar por el control del riesgo operacional asociado a aspectos tributarios y comerciales, requiere de la contribución de tecnologías de ágil implementación, flexibles y adaptables a nuevas disposiciones.

En el escenario 2019, ejemplo de ese dinamismo es la recientemente promulgada –el 3 de enero pasado- Ley de Pago a 30 días, una de cuyas primeras medidas en entrar en vigencia es la Guía de Despacho Electrónica obligatoria. Asimismo, medidas como la obligatoriedad de la Boleta Electrónica -propuesta en la Reforma Tributaria actualmente en discusión-, están cambiando la forma de gestionar los negocios, dando relevancia a la incorporación de soluciones tecnológicas ágiles y escalables que puedan contribuir al desempeño de las compañías.

En definitiva, hemos llegado al punto en que Chile masifica la facturación digital y el compliance toma fuerza como foco estratégico en departamentos administrativos y financieros. En este sentido la adopción de la nube como plataforma es la opción más idónea para la administración y alojamiento de su operación y todos sus procesos de Documentos Tributarios Electrónicos.